Электронная переписка: как доказать неисполнение договорных обязательств

Пандемия COVID-19 ускорила процесс перехода бизнеса в онлайн. Электронный документооборот, деловая коммуникация по электронной почте — это уже норма в новой реальности.

В то же время, экономический кризис, спровоцированный пандемией, увеличивает риск неисполнения договорных обязательств контрагентами, которые еще недавно исправно выполняли свои обязанности. Как же быть, если контрагент, к примеру, отказывается оплачивать предоставленные услуги или отгружать товар, а из доказательств у вас только электронная переписка?

Понятие, виды и места хранения

С вступлением в законную силу новых редакций процессуальных кодексов в законодательство Украины введено понятие «электронных доказательств».

Электронные доказательства — это информация в электронной (цифровой) форме, которая содержит данные об обстоятельствах, имеющих значение для дела.

Электронными доказательствами могут быть:

  • электронные документы (в том числе текстовые документы, графические изображения, планы, фотографии, видео- и звукозаписи),
  • веб сайты (страницы)
  • текстовые, мультимедийные и голосовые сообщения
  • метаданные
  • базы данных и другие данные в электронной форме.

Такие данные могут храниться, к примеру:

  • на портативных устройствах (картах памяти, мобильных телефонах)
  • на серверах
  • в системах резервного копирования
  • в других местах хранения данных в электронной форме (в том числе в интернете).

Подтверждение в суде

Таким образом, электронная переписка является электронным доказательством и может быть использоваться в суде для подтверждения определенных фактов. Указанное подтверждается и судебной практикой. Так, например, Верховный Суд в постановлении от 17.03.2020 года в деле № 923/566/19 принял в качестве надлежащего доказательства скриншот распечатки электронной переписки между сторонами.

Более того, в деле №914/2505/17 Верховный Суд указал, что обмен сторонами информацией при выполнении договорных обязательств путем направления электронных писем уже давно стал частью деловых обычаев в Украине, а поэтому электронная переписка между сторонами может использоваться в качестве доказательства в суде.

Особенности оформления

Особое внимание необходимо уделить порядку оформления и подачи электронных доказательств. Если его нарушить, такие доказательства будут признаны ненадлежащими и суд не примет их к рассмотрению.

Процессуальное законодательство Украины определяет, что электронные доказательства могут подаваться в:

  • оригинале
  • электронной копии или
  • бумажной копии.

При этом, необходимо различать бумажную копию электронного доказательства от письменных доказательств. Например, распечатка электронной переписки между контрагентами является бумажной копией электронного доказательства, а вот копия договора или акта выполненных работ, оригиналы которых существуют только лишь в бумажной форме — это письменные доказательства.

При подаче в суд бумажная копия электронного доказательства удостоверяется по такому же принципу, как и копия письменного доказательства: на каждой странице бумажной копии электронного доказательства необходимо поставить отметку «согласно оригиналу», а также указать дату, ФИО, должность и подпись лица, которое заверяет указанную копию.

Что касается электронной копии, то лицо, которое подает такое доказательство, обязано удостоверить копию квалифицированной электронной подписью.

Важным моментом является то, что суд по ходатайству участника дела или по собственной инициативе может истребовать у лица, которое подало копию электронного доказательства, оригинал такого доказательства. Если оригинал электронного доказательства не подан, а участник дела или суд ставит под сомнение соответствие представленной копии оригиналу, то такое доказательство не принимается судом во внимание.

Проблема идентификации отправителя

Стоит отметить, что на практике случаются ситуации, когда суды отказывают в принятии электронных доказательств, поскольку возникают трудности с подтверждением их аутентичности.

Например, Верховный Суд в постановлении от 16.03.2020 года в деле № 910/1162/19 пришел к выводу, что распечатки электронной переписки не являются надлежащими доказательствами заключения договора между сторонами и исполнения обязательств по такому договору, поскольку обстоятельства дела не дают возможности идентифицировать отправителя электронных писем, а содержание переписки не защищено от внесения правок и исправлений.

В деле № 908/1264/18 Верховный Суд отметил, что документы, которые приходили на электронную почту истца, не содержат электронной цифровой подписи лица, которое их отправило, а адрес отправителя не является его официальным адресом. При таких обстоятельствах идентифицировать лицо, которое является отправителем электронных документов невозможно.

Чтобы минимизировать риск того, что суд не сможет идентифицировать отправителя электронных писем во время судебного разбирательства и на этом основании признает электронные доказательства ненадлежащими, необходимо:

  • указать в договоре адреса электронной почты сторон договора
  • предусмотреть положение, согласно которому стороны соглашаются, что отправка электронных писем на указанные адреса является надлежащим способом направления любого рода документации в процессе исполнения договора.

Резюмируя, необходимо отметить, что электронная переписка в новых посткарантинных реалиях является очень важным инструментом доказывания в процессе рассмотрения договорных споров. В то же время, чтобы должным образом использовать такой вид электронных доказательств, необходимо уделить особое внимание порядку их оформления и подачи.

Евгений Гончаренко, партнер O.G. Partners

Все Публикации