Електронне листування: як довести невиконання договірних зобов’язань

Пандемія COVID-19 прискорила процес переходу бізнесу в онлайн. Електронний документообіг, ділова комунікація електронною поштою — це вже норма в новій реальності.

Водночас економічна криза, спровокована пандемією, збільшує ризик невиконання договірних зобов’язань контрагентами, які ще недавно належним чином виконували свої обов’язки. Як же бути, якщо контрагент, наприклад, відмовляється оплачувати надані послуги або відвантажувати товар, а з доказів у вас тільки електронне листування?

Поняття, види й місця зберігання

З набранням законної сили новими редакціями процесуальних кодексів у законодавство України введено поняття «електронних доказів».

Електронні докази це інформація в електронній (цифровій) формі, яка містить дані про обставини, що мають значення для справи.

Електронними доказами можуть бути:

  • електронні документи (у тому числі текстові документи, графічні зображення, плани, фотографії, відео- та звукозаписи),
  • вебсайти (сторінки)
  • текстові, мультимедійні, голосові повідомлення
  • метадані
  • бази даних й інші дані в електронній формі.

Такі дані можуть зберігатися, наприклад:

  • на портативних пристроях (картах пам’яті, мобільних телефонах)
  • на серверах
  • в системах резервного копіювання
  • в інших місцях зберігання даних в електронній формі (у тому числі в інтернеті).

Підтвердження в суді

Таким чином, електронне листування є електронним доказом і може використовуватися в суді для підтвердження певних фактів. Зазначене підтверджується й судовою практикою. Так, наприклад, Верховний Суд у постанові від 17.03.2020 року у справі № 923/566/19 прийняв як належний доказ скріншот роздруківки електронного листування між сторонами.

Більш того, у справі №914/2505/17 Верховний Суд вказав, що обмін сторонами інформацією при виконанні договірних зобов’язань шляхом направлення електронних листів уже давно став частиною ділових звичаїв в Україні, а тому електронне листування між сторонами може використовуватися як доказ у суді.

Особливості оформлення

Особливу увагу необхідно приділити порядку оформлення та подання електронних доказів. Якщо його порушити, такі докази будуть визнані неналежними, а суд не прийме їх до розгляду.

Процесуальне законодавство України визначає, що електронні докази можуть подаватися в:

  • оригіналі
  • електронній копії або
  • паперовій копії.

При цьому, необхідно розрізняти паперову копію електронного доказу від письмових доказів. Наприклад, роздруківка електронного листування між контрагентами є паперовою копією електронного доказу, а ось копія договору або акта виконаних робіт, оригінали яких існують тільки в паперовій формі це письмові докази.

При поданні до суду паперова копія електронного доказу засвідчується за таким же принципом, як і копія письмового доказу: на кожній сторінці паперової копії електронного доказу необхідно поставити позначку «згідно з оригіналом», а також вказати дату, ПІБ, посаду й підпис особи, яка посвідчує зазначену копію.

Щодо електронної копії: особа, яка подає такий доказ, зобов’язана посвідчити копію кваліфікованим електронним підписом.

Важливим моментом є те, що суд за клопотанням учасника справи або за власною ініціативою може витребувати в особи, яка подала копію електронного доказу, оригінал такого доказу. Якщо оригінал електронного доказу не подано, а учасник справи або суд ставить під сумнів відповідність поданої копії оригіналу, то такий доказ не береться судом до уваги.

Проблема ідентифікації відправника

Варто зазначити, що на практиці трапляються ситуації, коли суди відмовляють у прийнятті електронних доказів, оскільки виникають труднощі з підтвердженням їхньої автентичності.

Наприклад, Верховний Суд у постанові від 16.03.2020 року у справі № 910/1162/19 дійшов  висновку, що роздруківки електронного листування не є належними доказами укладення договору між сторонами та виконання зобов’язань за таким договором, оскільки обставини справи не дають можливості ідентифікувати відправника електронних листів, а зміст листування не захищений від внесення правок і виправлень.

У справі № 908/1264/18 Верховний Суд зазначив, що документи, які надходили на електронну пошту позивача, не містять електронний цифровий підпис особи, яка їх відправила, а адреса відправника не є його офіційною адресою. При таких обставинах ідентифікувати особу, яка є відправником електронних документів, неможливо.

Щоб мінімізувати ризик того, що суд не зможе ідентифікувати відправника електронних листів під час судового розгляду й на цій підставі визнає електронні докази неналежними, необхідно:

  • вказати в договорі адреси електронних поштових скриньок сторін договору
  • передбачити положення, згідно з яким сторони погоджуються, що відправлення електронних листів на зазначені адреси є належним способом направлення будь-якої документації в процесі виконання договору.

Резюмуючи, необхідно відзначити, що електронне листування в нових посткарантинних реаліях є дуже важливим інструментом доказування в процесі розгляду договірних спорів. Водночас щоб належним чином використовувати такий вид електронних доказів, необхідно приділити особливу увагу порядку їх оформлення й подання.

Євгеній Гончаренко, партнер O.G. Partners

Всі Публікації